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換個說法③：思考「すみません」的用法區分
2025/11/13
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換個說法②：如何傳達「できません」而不傷人？
Kotoba Drill Editor
今日主題
「できません」（「我做不到」）在職場與服務場域很常見。它很精準，但因為直接否定對方的請求， 有時會顯得冷淡。讓我們在不改變意義的情況下，改用更合作、更有禮貌的說法。
今日詞語（讀音與 IPA）
- 詞語： 「できません」
- 讀音（假名）： できません
- 讀音（IPA）： [dekimasen]
- 含義： 因規定、時間、能力或情況所致，禮貌地表達「無法做到」。
Note
IPA 僅供參考。自然對話中，音長與強弱可能改變。
為何「できません」容易顯得強硬
| 要素 | 內容 |
|---|---|
| 功能 | 否定句（直接否定對方請求） |
| 主體 | 以說話者為中心（「我」不行） |
| 補充資訊 | 不含理由與替代方案 |
三個換法的方向
| 方向 | 目的 | 功能變化 |
|---|---|---|
| 說明限制 | 把「為何不行」說清楚 | 否定 → 共享 |
| 提供替代 | 提出其他方式或條件 | 否定 → 提案 |
| 表達協助 | 表示並非全面拒絕 | 否定 → 合作 |
情境示例（服務與商務）
| 情境 | 意圖 | 更合適的說法（日文） | 功能 | 讀音（假名） | 讀音（IPA） |
|---|---|---|---|---|---|
| 服務（缺貨） | 無法提供商品 | 「申し訳ございませんが、こちらの商品は現在在庫がございません。」（很抱歉，此商品目前缺貨。） | 理由 → 共享 | もうしわけございませんが、こちらのしょうひんはげんざいざいこがございません。 | [moːɕiwake gozaimasen ga, kotɕira no ɕoːhiɴ wa geɴdzai zaiko ga gozaimasen] |
| 服務（特殊需求） | 婉拒但維持關係 | 「あいにくそのサービスは行っておりませんが、明日17時までの受け取りでしたら可能です。」（本服務不提供，但可於明日 17:00 前取件。） | 否定 → 提案 | あいにくそのサービスはいっておりませんが、あしたのじゅうななじまでのうけとりでしたらかのうです。 | [ainiku sono saːbisu wa itte orimasen ga, aɕita no d͡ʑɯː nana d͡ʑi made no ɯketori deɕtara kanoː des] |
| 內部（時間衝突） | 該時段需婉拒 | 「その時間は別件があるため、17時以降なら対応可能です。」（那時段另有安排，17:00 之後可以處理。） | 理由＋條件 | そのじかんはべっけんがあるため、じゅうななじいこうならたいおうかのうです。 | [sono d͡ʑikaɴ wa bekkeɴ ga aɾu tame, d͡ʑɯː nana d͡ʑi ikoː nara taioː kanoː des] |
| 對外（期限緊） | 維持關係地婉拒 | 「現状では難しいですが、次回以降の検討に入れさせていただきます。」（目前困難，之後將納入討論。） | 迴避直接否定 | げんじょうではむずかしいですが、じかいいこうのけんとうにいれさせていただきます。 | [geɴd͡ʑoː dewa muzɯkashiː des ga, d͡ʑikai ikoː no keɴtoː ni iɾe sase te itadakimasɯ] |
| 郵件（婉拒提案） | 不傷和氣地拒絕 | 「大変恐縮ですが、今回は見送らせていただきます。」（非常抱歉，這次先不參與。） | 更柔和、正式 | たいへんきょうしゅくですが、こんかいはみおくらせていただきます。 | [taiheɴ kjoːɕɯkɯ des ga, koŋkai wa miokɯɾasete itadakimasɯ] |
| 報價（超預算） | 現條件無法承接 | 「ご提示の条件では難しいため、仕様を絞れば20万円で可能です。」（若縮小範圍，可用 20 萬日圓完成。） | 條件調整提案 | ごていじのじょうけんではむずかしいため、しようをしぼればにじゅうまんえんでかのうです。 | [goteːd͡ʑi no d͡ʑoːkeɴ dewa muzɯkashiː tame, ɕijoː o ɕiboɾeba nid͡ʑɯː maɴ eɴ de kanoː des] |
| 支援（超出範圍） | 受規範限制 | 「規約上、個別の設定代行は承っておりません。手順はこちらをご参照ください。」（依規定不代為設定；請參照此步驟。） | 說明依據＋提供資源 | きやくじょう、こべつのせっていだいこうはうけたまわっておりません。てじゅんはこちらをごさんしょうください。 | [kijakɯd͡ʑoː, kobetsɯ no setːeː daikoː wa uketamawatːe orimasen. ted͡ʑɯɴ wa kochira o gosaɴɕoː kɯdasai] |
| 製作（品質優先） | 說明風險＋穩妥方案 | 「本日中は品質の保証が難しいため、明日の午前でしたら確実にご用意できます。」（今天難保品質，明天上午可穩妥交付。） | 風險 → 穩妥提案 | ほんじつちゅうはひんしつのほしょうがむずかしいため、あしたのごぜんでしたらかくじつにごよういできます。 | [hoɴd͡ʑit͡sɯ t͡ɕɯː wa hiɴɕit͡sɯ no hoɕoː ga muzɯkashiː tame, aɕita no gozeɴ deɕtara kakɯd͡ʑit͡sɯ ni gojoːi dekimasɯ] |
Callout
別只說「不行」。給對方可執行的下一步（條件、時間、步驟、窗口）， 能讓對話繼續推進。
可直接使用的句型
- 理由＋條件：「Xのため、17時以降なら可能です。」 (因為 X，17:00 之後可以處理。)
- 理由＋範圍：「規約上、個別対応はいたしかねますが、手順のご案内は可能です。」 (依規定無法客製，但可提供操作步驟。)
- 計畫分享：「現在、Xの予定で進めております。完了後にご連絡いたします。」 (目前按 X 進行。完成後回覆您。)
- 優先順序：「本件は安全・品質を優先するため、明朝に着手します。」 (此案以安全/品質優先，因此明早開始。)
- 正確窗口：「担当部署が異なるため、こちらの窓口をご案内いたします。」 (此事由另一團隊負責。請洽此聯絡方式。)
- 替代方案：「本件は難しいため、目的に近い方法としてXをご提案します。」 (此案較難；可以 X 達到同樣目標。)
- 分段推進：「まず小さく検証し、問題なければ本番適用に進めます。」 (先小規模驗證，再移至正式環境。)
文法（易懂版）
- 「できません」是可能形「できる」的否定禮貌形。
- 直接否定常使對方停下行動。
- 以「結構改寫」來柔化語氣：
- 「〜できません」→「〜いたしかねます」。
- 「〜できません」→「〜は難しい状況です」。
- 「〜できません」→「現在、〜の予定で進めております」。
迷你對話（練習）
1） 櫃台說明
A: 「本日中の反映は難しい状況です。明日の午前でしたら対応可能です。」（今天處理困難。明天上午可以。）
B: 「わかりました。では、午前でお願いします。」（了解，上午即可。）
2） 與客戶協調
A: 「ご提示のスケジュールでは品質の保証が難しいため、2日延長をご検討いただけますか。」（此進度難保品質，可否順延兩天？）
B: 「了解しました。社内で確認し、折り返します。」（收到。我們內部確認後再回覆。）
3） 支援情境
A: 「個別の設定代行はいたしかねますが、手順のページをお送りします。不明点は一緒に確認しましょう。」（無法代為設定，但會提供步驟頁面；疑問一起確認。）
B: 「助かります。見ながら進めてみます。」（感謝。我照著頁面試試看。）
說「不行」前的檢查表
- 目標是否明確？（不是為了拒絕，而是為了「下一步」。）
- 理由是否說明？（規定、安全、品質、順序、人力等。）
- 是否有替代方案？（時間、範圍、條件、步驟任一。）
- 是否表達願意協助？（清楚說出「能做的部分」。）
- 文體是否合適？（郵件要正式，口語求自然。）
總結
- 「できません」雖正確，但容易顯得強硬。
- 不只換詞，更要改變句子的目的。
- 透過「說明限制／提供替代／表達協助」，同樣意思也能更柔和。
- 在服務與商務中，「拒絕」不是終點，維繫關係才是目的。
下回：換個說法③
思考「すみません」的用法
