Nói cách khác ②: Truyền đạt 「できません」 sao cho không làm người nghe buồn?

Chủ đề hôm nay

「できません」 (“Tôi không thể”) dùng nhiều trong công việc và dịch vụ. Câu này chính xác, nhưng vì phủ định trực tiếp nên đôi khi nghe lạnh. Hãy đổi cách nói để giọng điệu hợp tác và lịch sự hơn, vẫn giữ nguyên ý.

Từ hôm nay (cách đọc và IPA)

Từ: 「できません」
Cách đọc (kana): できません
Cách đọc (IPA): [dekimasen]
Nghĩa: Lịch sự nói “không thể làm” do quy định, lịch trình, năng lực, hay tình huống.

Note

IPA chỉ là gợi ý. Trong lời nói tự nhiên, độ dài và độ mạnh âm có thể thay đổi.

Vì sao 「できません」 dễ nghe mạnh

Yếu tố	Nội dung
Chức năng	Câu phủ định (phủ định yêu cầu trực tiếp)
Chủ thể	Lấy người nói làm trung tâm (“tôi không thể”)
Thiếu thông tin	Không kèm lý do hay phương án khác

Mục tiêu của việc đổi cách nói không phải “không thể”, mà là chia sẻ ta “có thể làm gì trong điều kiện/thời gian/phạm vi nào”.

Ba hướng để đổi cách nói

Hướng	Mục đích	Thay đổi chức năng
Giải thích hạn chế	Nói rõ lý do	Phủ định → Chia sẻ
Đề xuất phương án	Đưa ra cách/điều kiện khác	Phủ định → Đề xuất
Thể hiện thiện chí	Không phải từ chối toàn bộ	Phủ định → Hợp tác

Ví dụ theo tình huống (dịch vụ/kinh doanh)

Tình huống	Ý định	Cách nói phù hợp (Nhật)	Chức năng	Cách đọc (kana)	Cách đọc (IPA)
Dịch vụ (hết hàng)	Không thể cung cấp	「申し訳ございませんが、こちらの商品は現在在庫がございません。」 (Xin lỗi, sản phẩm này hiện đã hết hàng.)	Lý do → Chia sẻ	もうしわけございませんが、こちらのしょうひんはげんざいざいこがございません。	[moːɕiwake gozaimasen ga, kotɕira no ɕoːhiɴ wa geɴdzai zaiko ga gozaimasen]
Dịch vụ (yêu cầu đặc biệt)	Từ chối nhưng giữ quan hệ	「あいにくそのサービスは行っておりませんが、明日17時までの受け取りでしたら可能です。」 (Dịch vụ đó không có, nhưng có thể nhận hàng đến 17:00 ngày mai.)	Phủ định → Đề xuất	あいにくそのサービスはいっておりませんが、あしたのじゅうななじまでのうけとりでしたらかのうです。	[ainiku sono saːbisu wa itte orimasen ga, aɕita no d͡ʑɯː nana d͡ʑi made no ɯketori deɕtara kanoː des]
Nội bộ (trùng giờ)	Phải từ chối khung giờ đó	「その時間は別件があるため、17時以降なら対応可能です。」 (Giờ đó bận việc khác; sau 17:00 có thể hỗ trợ.)	Lý do＋Điều kiện	そのじかんはべっけんがあるため、じゅうななじいこうならたいおうかのうです。	[sono d͡ʑikaɴ wa bekkeɴ ga aɾu tame, d͡ʑɯː nana d͡ʑi ikoː nara taioː kanoː des]
Đối tác (hạn gấp)	Từ chối nhưng giữ quan hệ	「現状では難しいですが、次回以降の検討に入れさせていただきます。」 (Hiện khó thực hiện, xin đưa vào xem xét lần sau.)	Tránh từ chối trực tiếp	げんじょうではむずかしいですが、じかいいこうのけんとうにいれさせていただきます。	[geɴd͡ʑoː dewa muzɯkashiː des ga, d͡ʑikai ikoː no keɴtoː ni iɾe sase te itadakimasɯ]
Email (từ chối đề xuất)	Từ chối nhẹ nhàng	「大変恐縮ですが、今回は見送らせていただきます。」 (Thành thật xin lỗi, lần này xin phép từ chối.)	Mềm hơn, trang trọng	たいへんきょうしゅくですが、こんかいはみおくらせていただきます。	[taiheɴ kjoːɕɯkɯ des ga, koŋkai wa miokɯɾasete itadakimasɯ]
Báo giá (vượt ngân sách)	Không làm theo phạm vi hiện tại	「ご提示の条件では難しいため、仕様を絞れば20万円で可能です。」 (Nếu thu hẹp phạm vi, có thể thực hiện với 200,000 JPY.)	Điều chỉnh điều kiện	ごていじのじょうけんではむずかしいため、しようをしぼればにじゅうまんえんでかのうです。	[goteːd͡ʑi no d͡ʑoːkeɴ dewa muzɯkashiː tame, ɕijoː o ɕiboɾeba nid͡ʑɯː maɴ eɴ de kanoː des]
Hỗ trợ (ngoài phạm vi)	Bị ràng buộc bởi chính sách	「規約上、個別の設定代行は承っておりません。手順はこちらをご参照ください。」 (Theo quy định, không thực hiện cài đặt hộ. Vui lòng xem hướng dẫn.)	Nêu căn cứ＋tài nguyên thay thế	きやくじょう、こべつのせっていだいこうはうけたまわっておりません。てじゅんはこちらをごさんしょうください。	[kijakɯd͡ʑoː, kobetsɯ no setːeː daikoː wa uketamawatːe orimasen. ted͡ʑɯɴ wa kochira o gosaɴɕoː kɯdasai]
Sản xuất (đảm bảo chất lượng)	Nêu rủi ro＋đề xuất an toàn	「本日中は品質の保証が難しいため、明日の午前でしたら確実にご用意できます。」 (Hôm nay khó đảm bảo; sáng mai có thể bàn giao chắc chắn.)	Rủi ro → đề xuất an toàn	ほんじつちゅうはひんしつのほしょうがむずかしいため、あしたのごぜんでしたらかくじつにごよういできます。	[hoɴd͡ʑit͡sɯ t͡ɕɯː wa hiɴɕit͡sɯ no hoɕoː ga muzɯkashiː tame, aɕita no gozeɴ deɕtara kakɯd͡ʑit͡sɯ ni gojoːi dekimasɯ]

Callout

Đừng dừng ở “không”. Hãy cho “bước tiếp theo” (điều kiện, thời gian, bước làm, nơi liên hệ) để cuộc trò chuyện tiến lên.

Mẫu câu dùng ngay

Lý do＋Điều kiện: 「Xのため、17時以降なら可能です。」 (Vì X, sau 17:00 tôi có thể làm.)
Lý do＋Phạm vi: 「規約上、個別対応はいたしかねますが、手順のご案内は可能です。」 (Theo quy định, không làm thay; nhưng có thể hướng dẫn các bước.)
Chia sẻ kế hoạch: 「現在、Xの予定で進めております。完了後にご連絡いたします。」 (Hiện đang làm X. Xong sẽ liên hệ lại.)
Ưu tiên: 「本件は安全・品質を優先するため、明朝に着手します。」 (Ưu tiên an toàn/chất lượng, bắt đầu vào sáng mai.)
Đầu mối đúng: 「担当部署が異なるため、こちらの窓口をご案内いたします。」 (Bộ phận khác phụ trách. Vui lòng liên hệ chỗ này.)
Phương án thay thế: 「本件は難しいため、目的に近い方法としてXをご提案します。」 (Cách này khó; thay vào đó X cũng đạt mục tiêu.)
Theo giai đoạn: 「まず小さく検証し、問題なければ本番適用に進めます。」 (Thử nhỏ trước, ổn thì lên môi trường sản xuất.)

Ngữ pháp (dễ hiểu)

「できません」 là dạng lịch sự phủ định của dạng khả năng 「できる」.
Phủ định trực tiếp thường khiến người nghe dừng hành động.
Hãy đổi cấu trúc: từ chối → chia sẻ/đề xuất/hợp tác.

Hội thoại ngắn (luyện tập)

Quầy tiếp nhận

A: 「本日中の反映は難しい状況です。明日の午前でしたら対応可能です。」 (Hôm nay khó xử lý; sáng mai được.)

B: 「わかりました。では、午前でお願いします。」 (Vâng, sáng mai giúp nhé.)

Với khách hàng

A: 「ご提示のスケジュールでは品質の保証が難しいため、2日延長をご検討いただけますか。」 (Tiến độ này khó đảm bảo chất lượng; xin cân nhắc lùi 2 ngày.)

B: 「了解しました。社内で確認し、折り返します。」 (Đã rõ. Chúng tôi kiểm tra và sẽ phản hồi.)

Hỗ trợ

A: 「個別の設定代行はいたしかねますが、手順のページをお送りします。不明点は一緒に確認しましょう。」 (Không cài đặt hộ; chúng tôi gửi trang hướng dẫn và cùng kiểm tra thắc mắc.)

B: 「助かります。見ながら進めてみます。」 (Cảm ơn. Tôi sẽ làm theo hướng dẫn.)

Danh sách kiểm trước khi nói “không”

Mục tiêu rõ? (tạo “bước tiếp”, không chỉ từ chối)
Chia sẻ lý do? (quy định/an toàn/chất lượng/thứ tự/nhân lực)
Có phương án khác? (thời gian/phạm vi/điều kiện/các bước)
Thể hiện thiện chí? (nói rõ phần có thể làm)
Văn phong phù hợp? (email trang trọng; nói chuyện tự nhiên)

Tóm tắt

「できません」 đúng, nhưng dễ nghe mạnh.
Đừng chỉ thay từ; hãy thay “mục đích của câu”.
Chuyển sang chia sẻ hạn chế/đề xuất phương án/thể hiện thiện chí.
Trong dịch vụ và kinh doanh, “từ chối” không phải đích đến; giữ quan hệ mới là quan trọng.

Kỳ sau: Đổi cách nói ③
Suy nghĩ về cách dùng 「すみません」