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Rephrase Your Words ③: Choosing the right use of 「すみません」
11/13/2025
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Rephrase Your Words ②: How to say 「できません」 without hurting the listener?
Kotoba Drill Editor
Today’s Theme
「できません」 (“I can’t”) is common in work and customer service. It is accurate, but it directly denies the other person’s request, so it can sound cold.
Let’s rephrase it so the meaning stays the same, but the tone becomes more cooperative and polite.
Word of the Day (reading and IPA)
- Word: 「できません」
- Reading (kana): できません
- Reading (IPA): [dekimasen]
- Meaning: A polite way to say you cannot do something because of rules, schedule, ability, or situation.
Note
IPA is only a guide. In natural speech, length and strength of sounds can change.
Why 「できません」 can sound strong
| Element | Content |
|---|---|
| Function | Negative form (directly denies a request) |
| Agent | Speaker‑centered (“I” cannot) |
| Missing info | No reason or alternative |
Because of this, the listener may feel:
- “I was refused.”
- “I didn’t get help.”
- “My situation wasn’t considered.”
The goal of rephrasing is not to say “impossible,” but to share how we can act within conditions, time, or scope.
Three directions to rephrase
| Direction | Purpose | Function change |
|---|---|---|
| Explain constraints | Make the reason clear | Denial → Sharing |
| Offer an alternative | Propose another way or condition | Denial → Proposal |
| Show willingness | Show you are not refusing everything | Denial → Cooperation |
Combining these makes your message even softer. A helpful order is: reason → possible condition → next proposal.
Usage examples (service and business)
| Scene | Intention | Good rephrase (Japanese) | Function | Reading (kana) | Reading (IPA) |
|---|---|---|---|---|---|
| Service (no stock) | Cannot provide the item | 「申し訳ございませんが、こちらの商品は現在在庫がございません。」 (We’re sorry, this item is out of stock.) | Reason → sharing | ||
| Service (special request) | Decline but keep the relationship | 「あいにくそのサービスは行っておりませんが、明日17時までの受け取りでしたら可能です。」 (We don’t offer that service, but pickup by 17:00 tomorrow is possible.) | Denial → proposal | あいにくそのサービスはいっておりませんが、あしたのじゅうななじまでのうけとりでしたらかのうです。 | [ainiku sono saːbisu wa itte orimasen ga, aɕita no d͡ʑɯː nana d͡ʑi made no ɯketori deɕtara kanoː des] |
| In‑house (time conflict) | Must decline that time | 「その時間は別件があるため、17時以降なら対応可能です。」 (I have another task then; after 17:00 I can help.) | Reason + condition | そのじかんはべっけんがあるため、じゅうななじいこうならたいおうかのうです。 | [sono d͡ʑikaɴ wa bekkeɴ ga aɾu tame, d͡ʑɯː nana d͡ʑi ikoː nara taioː kanoː des] |
| External (tight deadline) | Keep relationship while declining | 「現状では難しいですが、次回以降の検討に入れさせていただきます。」 (It’s difficult now; we will consider it next time.) | Avoid direct refusal | げんじょうではむずかしいですが、じかいいこうのけんとうにいれさせていただきます。 | [geɴd͡ʑoː dewa muzɯkashiː des ga, d͡ʑikai ikoː no keɴtoː ni iɾe sase te itadakimasɯ] |
| Email (decline a proposal) | Decline without friction | 「大変恐縮ですが、今回は見送らせていただきます。」 (We will pass this time, with apologies.) | Softer, formal tone | たいへんきょうしゅくですが、こんかいはみおくらせていただきます。 | [taiheɴ kjoːɕɯkɯ des ga, koŋkai wa miokɯɾasete itadakimasɯ] |
| Estimate (over budget) | Cannot under current scope | 「ご提示の条件では難しいため、仕様を絞れば20万円で可能です。」 (With a reduced scope, it’s possible at 200,000 JPY.) | Offer adjusted condition | ごていじのじょうけんではむずかしいため、しようをしぼればにじゅうまんえんでかのうです。 | [goteːd͡ʑi no d͡ʑoːkeɴ dewa muzɯkashiː tame, ɕijoː o ɕiboɾeba nid͡ʑɯː maɴ eɴ de kanoː des] |
| Support (out of scope) | Policy prevents action | 「規約上、個別の設定代行は承っておりません。手順はこちらをご参照ください。」 (Per policy we don’t perform custom setup. Please follow this guide.) | Give policy + resource | きやくじょう、こべつのせっていだいこうはうけたまわっておりません。てじゅんはこちらをごさんしょうください。 | [kijakɯd͡ʑoː, kobetsɯ no setːeː daikoː wa uketamawatːe orimasen. ted͡ʑɯɴ wa kochira o gosaɴɕoː kɯdasai] |
| Production (quality first) | Explain risk and offer safe option | 「本日中は品質の保証が難しいため、明日の午前でしたら確実にご用意できます。」 (We can ensure quality by tomorrow morning.) | Risk → safer proposal | ほんじつちゅうはひんしつのほしょうがむずかしいため、あしたのごぜんでしたらかくじつにごよういできます。 | [hoɴd͡ʑit͡sɯ t͡ɕɯː wa hiɴɕit͡sɯ no hoɕoː ga muzɯkashiː tame, aɕita no gozeɴ deɕtara kakɯd͡ʑit͡sɯ ni gojoːi dekimasɯ] |
Callout
Don’t stop at “No.” Share next actions the listener can take (conditions, time, steps, or right contact). This moves the conversation forward.
Ready‑to‑use templates
- Reason + condition: 「Xのため、17時以降なら可能です。」 (Because of X, I can do it after 17:00.)
- Reason + scope: 「規約上、個別対応はいたしかねますが、手順のご案内は可能です。」 (Per policy, custom work is not possible, but I can guide the steps.)
- Share your plan: 「現在、Xの予定で進めております。完了後にご連絡いたします。」 (We are proceeding with X now. I’ll contact you after it’s done.)
- Priority: 「本件は安全・品質を優先するため、明朝に着手します。」 (We will prioritize safety/quality, so we’ll start tomorrow morning.)
- Right contact: 「担当部署が異なるため、こちらの窓口をご案内いたします。」 (Another team handles this. Here is the correct contact.)
- Alternative: 「本件は難しいため、目的に近い方法としてXをご提案します。」 (This is difficult; instead, X can meet your goal.)
- Phased: 「まず小さく検証し、問題なければ本番適用に進めます。」 (Let’s test small first, then move to production if all is fine.)
Grammar (easy view)
- 「できません」 is the polite negative of the potential form of 「できる」.
- Using the negative directly often stops the other person’s action.
- Rephrase by choosing another structure:
- “〜できません” → “〜いたしかねます”.
- “〜できません” → “〜は難しい状況です”.
- “〜できません” → “現在、〜の予定で進めております”.
- The key is changing the purpose of the sentence: from refusal to sharing, proposal, and cooperation.
Mini dialogues (practice)
- At the counter
A: 「本日中の反映は難しい状況です。明日の午前でしたら対応可能です。」 (It’s hard to apply today. Tomorrow morning works.)
B: 「わかりました。では、午前でお願いします。」 (Understood. Morning, please.)
- With a client
A: 「ご提示のスケジュールでは品質の保証が難しいため、2日延長をご検討いただけますか。」 (Quality is hard with this schedule. Could we extend two days?)
B: 「了解しました。社内で確認し、折り返します。」 (Got it. We’ll check and get back.)
- Support desk
A: 「個別の設定代行はいたしかねますが、手順のページをお送りします。不明点は一緒に確認しましょう。」 (We can’t do custom setup, but we’ll send a guide page and check questions together.)
B: 「助かります。見ながら進めてみます。」 (Thanks. I’ll follow the guide.)
Checklist before you say “No”
- Is the goal clear? (Create the next action, not just refuse.)
- Did you share the reason? (Policy, safety, quality, order, manpower.)
- Do you have an alternative? (Time, scope, condition, steps.)
- Did you show willingness? (State the part you can do.)
- Is the style right? (Formal in email; natural in speech.)
Summary
- 「できません」 is correct, but can sound strong.
- Don’t just change words; change the purpose of the sentence.
- Shift to sharing constraints, proposing alternatives, and showing willingness.
- Refusal is not the goal; keeping the relationship is.
Next: Rephrase Your Words ③
Thinking about uses of 「すみません」
