Ubah Ucapan ②: Menyampaikan 「できません」 tanpa melukai lawan bicara

Tema hari ini

「できません」 (“saya tidak bisa”) umum di tempat kerja dan layanan. Ungkapan ini tepat, tetapi karena menolak langsung, bisa terasa dingin. Mari ubah menjadi nada yang lebih kooperatif dan sopan, tanpa mengubah makna.

Kata hari ini (baca dan IPA)

Kata: 「できません」
Cara baca (kana): できません
Cara baca (IPA): [dekimasen]
Arti: Cara sopan untuk menyatakan “tidak dapat” karena aturan, jadwal, kemampuan, atau situasi.

Note

IPA hanya panduan. Dalam percakapan alami, panjang dan tekanan bunyi bisa berubah.

Mengapa 「できません」 terasa keras

Unsur	Isi
Fungsi	Kalimat negatif (menolak permintaan secara langsung)
Subjek	Berpusat pada penutur (“saya tidak bisa”)
Info tambahan	Tanpa alasan atau alternatif

Tujuan mengubah ucapan: bukan menekankan “tidak bisa”, melainkan berbagi “bisa apa di bawah syarat/waktu/lingkup tertentu”.

Tiga arah untuk menghaluskan

Arah	Tujuan	Perubahan fungsi
Jelaskan batasan	Memperjelas alasan	Penolakan → Berbagi
Tawarkan alternatif	Mengusulkan cara/syarat lain	Penolakan → Usulan
Tunjukkan kemauan	Menunjukkan bukan menolak semua	Penolakan → Kerja sama

Contoh pemakaian (layanan & bisnis)

Situasi	Niat	Ucapan yang baik (Jepang)	Fungsi	Cara baca (kana)	Cara baca (IPA)
Layanan (stok habis)	Tak bisa menyediakan barang	「申し訳ございませんが、こちらの商品は現在在庫がございません。」 (Maaf, barang ini sedang habis.)	Alasan → Berbagi	「もうしわけございませんが、こちらのしょうひんはげんざいざいこがございません。」	[moːɕiwake gozaimasen ga, kotɕira no ɕoːhiɴ wa geɴdzai zaiko ga gozaimasen]
Layanan (permintaan khusus)	Menolak sambil jaga relasi	「あいにくそのサービスは行っておりませんが、明日17時までの受け取りでしたら可能です。」 (Layanan itu tidak tersedia, tetapi ambil barang sampai 17:00 besok bisa.)	Penolakan → Usulan	「あいにくそのサービスはいっておりませんが、あしたのじゅうななじまでのうけとりでしたらかのうです。」	[ainiku sono saːbisu wa itte orimasen ga, aɕita no d͡ʑɯː nana d͡ʑi made no ɯketori deɕtara kanoː des]
Internal (bentrok waktu)	Harus menolak jam itu	「その時間は別件があるため、17時以降なら対応可能です。」 (Jam itu ada urusan lain; sesudah 17:00 bisa bantu.)	Alasan＋Syarat	「そのじかんはべっけんがあるため、じゅうななじいこうならたいおうかのうです。」	[sono d͡ʑikaɴ wa bekkeɴ ga aɾu tame, d͡ʑɯː nana d͡ʑi ikoː nara taioː kanoː des]
Eksternal (tenggat ketat)	Menolak sambil jaga relasi	「現状では難しいですが、次回以降の検討に入れさせていただきます。」 (Saat ini sulit; akan dipertimbangkan untuk kesempatan berikutnya.)	Hindari penolakan langsung	「げんじょうではむずかしいですが、じかいいこうのけんとうにいれさせていただきます。」	[geɴd͡ʑoː dewa muzɯkashiː des ga, d͡ʑikai ikoː no keɴtoː ni iɾe sase te itadakimasɯ]
Email (tolak usulan)	Menolak tanpa gesekan	「大変恐縮ですが、今回は見送らせていただきます。」 (Mohon maaf, kali ini kami tidak dapat ikut serta.)	Lembut & formal	「たいへんきょうしゅくですが、こんかいはみおくらせていただきます。」	[taiheɴ kjoːɕɯkɯ des ga, koŋkai wa miokɯɾasete itadakimasɯ]
Estimasi (melebihi anggaran)	Tak bisa pada lingkup kini	「ご提示の条件では難しいため、仕様を絞れば20万円で可能です。」 (Jika ruang lingkup dipersempit, bisa pada 200.000 JPY.)	Usulan syarat disesuaikan	ごていじのじょうけんではむずかしいため、しようをしぼればにじゅうまんえんでかのうです。	[goteːd͡ʑi no d͡ʑoːkeɴ dewa muzɯkashiː tame, ɕijoː o ɕiboɾeba nid͡ʑɯː maɴ eɴ de kanoː des]
Dukungan (di luar cakupan)	Terbatas kebijakan	「規約上、個別の設定代行は承っておりません。手順はこちらをご参照ください。」 (Sesuai kebijakan, kami tidak mengaturkan secara khusus. Silakan lihat panduan ini.)	Dasar＋sumber alternatif	きやくじょう、こべつのせっていだいこうはうけたまわっておりません。てじゅんはこちらをごさんしょうください。	[kijakɯd͡ʑoː, kobetsɯ no setːeː daikoː wa uketamawatːe orimasen. ted͡ʑɯɴ wa kochira o gosaɴɕoː kɯdasai]
Produksi (jaminan mutu)	Jelaskan risiko＋opsi aman	「本日中は品質の保証が難しいため、明日の午前でしたら確実にご用意できます。」 (Hari ini sulit menjamin mutu; besok pagi bisa siap dengan pasti.)	Risiko → usulan aman	ほんじつちゅうはひんしつのほしょうがむずかしいため、あしたのごぜんでしたらかくじつにごよういできます。	[hoɴd͡ʑit͡sɯ t͡ɕɯː wa hiɴɕit͡sɯ no hoɕoː ga muzɯkashiː tame, aɕita no gozeɴ deɕtara kakɯd͡ʑit͡sɯ ni gojoːi dekimasɯ]

Callout

Jangan berhenti pada “tidak bisa”. Sertakan langkah berikutnya yang bisa dilakukan (syarat, waktu, langkah, kontak) agar percakapan terus maju.

Templat siap pakai

Alasan＋Syarat: 「Xのため、17時以降なら可能です。」 (Karena X, saya bisa setelah 17:00.)
Alasan＋Lingkup: 「規約上、個別対応はいたしかねますが、手順のご案内は可能です。」 (Sesuai kebijakan, tidak bisa mengerjakan khusus, tetapi bisa pandu langkah.)
Berbagi rencana: 「現在、Xの予定で進めております。完了後にご連絡いたします。」 (Saat ini kami kerjakan X. Setelah selesai kami hubungi.)
Prioritas: 「本件は安全・品質を優先するため、明朝に着手します。」 (Keselamatan/kualitas lebih utama; mulai besok pagi.)
Kontak tepat: 「担当部署が異なるため、こちらの窓口をご案内いたします。」 (Tim lain menangani ini. Silakan hubungi kontak ini.)
Alternatif: 「本件は難しいため、目的に近い方法としてXをご提案します。」 (Cara ini sulit; sebagai gantinya, X juga capai tujuan.)
Bertahap: 「まず小さく検証し、問題なければ本番適用に進めます。」 (Uji kecil dulu; jika baik, naik ke produksi.)

Tata bahasa (mudah dipahami)

「できません」 adalah bentuk sopan negatif dari bentuk kemampuan 「できる」.
Menggunakan penolakan langsung sering menghentikan tindakan lawan bicara.
Ubah struktur: dari menolak → berbagi/usulkan/berkolaborasi.

Percakapan singkat (latihan)

Loket

A: 「本日中の反映は難しい状況です。明日の午前でしたら対応可能です。」 (Hari ini sulit; besok pagi bisa.)

B: 「わかりました。では、午前でお願いします。」 (Baik, besok pagi.)

Dengan klien

A: 「ご提示のスケジュールでは品質の保証が難しいため、2日延長をご検討いただけますか。」 (Jadwal ini sulit jamin mutu; boleh perpanjang 2 hari?)

B: 「了解しました。社内で確認し、折り返します。」 (Baik, kami cek internal dan kabari.)

Bantuan

A: 「個別の設定代行はいたしかねますが、手順のページをお送りします。不明点は一緒に確認しましょう。」 (Tidak bisa mengaturkan khusus; kami kirim panduan dan cek bareng.)

B: 「助かります。見ながら進めてみます。」 (Terima kasih, saya ikuti panduan.)

Daftar cek sebelum berkata “tidak”

Tujuan jelas? (menciptakan “langkah berikutnya”, bukan sekadar menolak)
Alasan dibagi? (kebijakan, keselamatan, kualitas, urutan, personel)
Ada alternatif? (waktu, lingkup, syarat, langkah)
Tunjukkan kemauan? (sebut bagian yang bisa dilakukan)
Gaya sesuai kanal? (email formal; percakapan alami)

Ringkasan

「できません」 benar, tetapi bisa terdengar keras.
Jangan hanya ganti kata; ganti tujuan kalimat.
Bagikan batasan, tawarkan alternatif, dan tunjukkan kemauan.
Tujuan bukan menolak, melainkan menjaga hubungan.

Berikutnya: Ubah Cara Mengucap ③
Memikirkan penggunaan 「すみません」